Hoe Copilot technische dienstverleners helpt om snellere en slimmere service te leveren

Hoewel veel sectoren profiteren van AI, worden technische dienstverleners geconfronteerd met een reeks unieke uitdagingen die Copilot bijzonder waardevol maken:

• Diversiteit van activa: in tegenstelling tot fabrikanten die hun eigen producten onderhouden, onderhouden technische dienstverleners vaak apparatuur van tientallen leveranciers, verspreid over meerdere generaties. De documentatie is inconsistent, soms slechts een stapel pdf's of certificaten.
• Contractgestuurde activiteiten: langlopende serviceovereenkomsten met strikte SLA-verplichtingen en nalevingsvereisten vormen de ruggengraat van het bedrijf.
• Tekort aan talent: senior ingenieurs en technici gaan met pensioen. Ze worden vaak vervangen door mensen met minder technische achtergrond, maar moeten toch complexe, verouderde apparatuur onderhouden.
• Verwachtingen van klanten: klanten verwachten snelle, gepersonaliseerde service. Ze beoordelen leveranciers niet alleen op snelheid, maar ook op kwaliteit, nauwkeurigheid en transparantie.

Deze uitdagingen reiken veel verder dan planning of werkorderbeheer. Ze vereisen een geïntegreerde aanpak van kennis, naleving en communicatie met klanten. Copilot pakt precies deze pijnpunten aan.

Vijf manieren waarop Copilot waarde creëert voor technische diensten

1. Kennis vastleggen en hergebruiken

Technische dienstverleners kunnen het zich niet veroorloven om cruciale knowhow te verliezen. Met Copilot hoeven technici geen tijd te besteden aan het schrijven van lange rapporten. Ze kunnen hun aantekeningen dicteren, waarna Copilot deze omzet in tekst en gestructureerde samenvattingen, klaar om te worden opgeslagen in de werkorder en hergebruikt in de kennisbank.

Voorbeeld: wanneer een junior technicus een complex probleem tegenkomt, kan Copilot relevante eerdere gevallen, werkorders of suggesties uit de kennisbank ophalen om de volgende stappen te begeleiden. Hierdoor is de kwaliteit van de dienstverlening minder afhankelijk van wie er toevallig ter plaatse is.

Sybren benadrukt waarom dit belangrijk is: "Een installatie kan al 20 jaar in gebruik zijn en onderhouden worden door dezelfde persoon die nu met pensioen gaat. De documentatie is schaars. Met Copilot kun je de weinige kennis die nog over is extraheren en herbruikbaar maken voor de volgende generatie."

2. Beheer van diversiteit en complexiteit van activa

In technische diensten is geen enkele installatie hetzelfde. De ene dag onderhoudt uw team ketels van vijf verschillende merken, de volgende dag is het een waterbehandelingssysteem met unieke specificaties. Copilot kan informatie uit technische documenten, certificaten en zelfs pdf's samenvatten, zodat serviceteams belangrijke details sneller kunnen vinden.

Voorbeeld: in combinatie met AI Builder of andere integraties voor documentverwerking kan Copilot helpen bij het extraheren van gegevens zoals serienummers of foutcodes en deze koppelen aan het juiste activaregistratierecord in Dynamics 365. Het resultaat: een duidelijker overzicht van de installatiebasis, minder handmatige gegevensinvoer en een snellere weg van probleem naar oplossing.

3. Compliance- en SLA-rapportage zonder papierwerk

Voor technische dienstverleners is compliance geen optie. Of het nu gaat om ISO-normen, NIS2-voorschriften of klantspecifieke SLA's, de rapportagelast is aanzienlijk. Copilot kan:

• SLA- en compliance-rapportage ondersteunen door Dynamics-gegevens in realtime samen te vatten.
• Helpen bij het boven water halen en presenteren van audittrails van interventies (wie heeft wat gedaan, wanneer en hoe).
• Helpen bij het genereren van AI-gestuurde checklists ter ondersteuning van naleving van regelgeving (iets waar Microsoft actief aan werkt).
• Dit bespaart klanten kostbare tijd en vertaalt zich in meer vertrouwen dat hun dienstverlener betrouwbaar is en aan de regels voldoet.
  
  

4. Slimmere communicatie met meerdere belanghebbenden

Technische diensten opereren vaak in complexe ecosystemen: eigenaren van apparatuur, facility managers, OEM's, onderaannemers. Copilot helpt de communicatie soepel en professioneel te houden:

• E-mail- en gesprekssamenvattingen: technici en servicecoördinatoren kunnen direct de geschiedenis van een klantinteractie zien.
• Meertalige ondersteuning: klanten kunnen in hun eigen taal schrijven; Copilot biedt vertaling in twee richtingen, zodat zaken effectiever worden opgelost.
• Contracten en offertes genereren: gestandaardiseerde contracttaal kan automatisch worden opgesteld, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op klantspecifieke details.
  
  

5. Probleemoplossing ter plaatse

Klanten verwachten snelle oplossingen, maar niet elke technicus heeft tientallen jaren ervaring. Copilot biedt realtime ondersteuning in het veld door snelle toegang te geven tot relevante richtlijnen en documentatie.

Voorbeeld: een technicus kan een foutcode dicteren en Copilot haalt de bijbehorende stappen voor probleemoplossing op.

De visie van 9altitudes: technische diensten begeleiden naar het AI-tijdperk

Bij 9altitudes zien we technische diensten als een sector die onder druk staat, maar ook vol kansen zit. Stijgende verwachtingen van klanten, duurzaamheid en wettelijke eisen zorgen voor een transformatie van de sector. Bedrijven die kennis, compliance en de complexiteit van activa beheersen, zullen de komende jaren het best gepositioneerd zijn om concurrerend te blijven.

Onze ervaring in technische dienstverlening leert ons dat echte waarde ontstaat wanneer mensen, processen en technologie samenwerken. Copilot brengt die visie dichterbij door routinetaken te automatiseren en serviceteams meer tijd te geven om zich te concentreren op wat echt belangrijk is: het oplossen van problemen voor klanten.