5 načinov za znižanje operativnih stroškov s programsko opremo za upravljanje terenskih storitev (Field Service Management)

1. Digitalizacija povečuje učinkovitost

V današnjem digitalnem svetu se digitalizacija zdi samoumevna. Pa vendar številna podjetja še vedno tonejo v papirjih. Delovni nalogi se izpolnjujejo ročno, dokumenti se skenirajo, podatki se večkrat vnašajo v različne sisteme, papirji pa krožijo z mize na mizo. Posledice so jasne: naročila se izgubijo, tehniki izgubljajo čas s kompleksnimi obrazci, enaki podatki se pojavljajo na različnih mestih – z napakami ali brez. Takšne človeške napake vodijo v nesporazume in slabo komunikacijo.

S programsko opremo za upravljanje terenskih storitev lahko digitalizirate in avtomatizirate številna administrativna opravila, kot so delovni nalogi, izstavljanje računov in poročanje. To tehnike na terenu razbremeni in jim prihrani čas ter trud. Zmanjša se administrativno breme, kar pomeni tudi nižje stroške, hkrati pa se osebje lahko bolj posveti strankam. To koristi ne le strankam, temveč tudi podjetju: enako število zaposlenih lahko opravi več servisnih posegov, ekipe pa hitreje preidejo od naročila do računa, kar izboljša kazalnik Days Sales Outstanding (DSO).

2. Informacije v realnem času povečujejo uspešnost že ob prvem obisku (first-time-right)

Kako pogosto se zgodi, da so tehniki na teren poslani brez pravih informacij o stranki ali težavi, ki jo je treba rešiti? Zelo pogosto informacije ne prehajajo učinkovito iz pisarne do tehnika na terenu – ali pa sploh ne pridejo do njega. Pogosto tehnik s seboj nima vseh potrebnih materialov. Posledično je potrebnih več obiskov, kar pomeni več časa in višje stroške.

S programsko opremo za upravljanje terenskih storitev so vse informacije o stranki digitalno dostopne vedno in povsod prek mobilnih naprav – vključno s profilom stranke, njenimi preferencami, zgodovino in pregledom sredstev z ustreznimi navodili za uporabo. Servisni tehnik lahko težavo s stranko celo vnaprej predebatira preko video klica. Rešitev pa prav tako zagotavlja, da je termin servisa določen šele, ko so vsi potrebni nadomestni deli na voljo.

Ker so vse potrebne informacije na voljo kjerkoli in kadarkoli, lahko serviser hitreje najde rešitev – brez dodatnih obiskov. Na podlagi zgodovine stranke lahko ponudi tudi bolj prilagojeno storitev, kar še dodatno povečuje zadovoljstvo strank.

3. Izboljšano načrtovanje osebja in virov

Načrtovanje je pogosto neučinkovito, ker ne upošteva časa potovanja, narave problema, strokovnosti servisnega tehnika ali razpoložljivosti nadomestnih delov. Slabo načrtovanje vodi v frustracije tako pri serviserju kot pri stranki, ki ne dobi pravočasne rešitve svoje težave.

Programsko orodje za upravljanje terenskih storitev vam omogoča boljše načrtovanje tako ljudi kot virov, da se izognete dragim neučinkovitostim.

Na primer, v realnem času lahko:

• Preverite razpoložljivost servisnega osebja in opreme
• Dodelite servisno nalogo najbolj ustreznemu serviserju, npr. temu z ustreznimi veščinami in tistemu, ki je geografsko najbližje stranki. Mnogi paketi za upravljanje terenskih storitev vključujejo tudi GPS sledilne funkcije, ki omogočajo spremljanje lokacije serviserjev v realnem času
• Načrtujete optimalno, stroškovno učinkovito pot za tega tehnika

Z učinkovitim dodeljevanjem tehnikov pravim nalogam lahko zmanjšate čas potovanja, znižate stroške goriva in celo povečate število intervencij na zaposlenega v servisu.

4. Boljše upravljanje zalog

5. Optimizacija storitev

Programska oprema za upravljanje terenskih storitev vam omogoča zbiranje podatkov o vaših aktivnostih na terenu. Te podatke lahko nato analizirate in uporabite za prepoznavanje neučinkovitosti, optimizacijo procesov ali sprejemanje odločitev, temelječih na podatkih. Res se splača narediti analizo razlike v povprečnih stroških na rešitev (CPR) med vašimi najslabšimi in najboljšimi serviserji. Z uporabo vpogledov iz programske opreme lahko nenehno optimizirate svoje procese in intervencije, odpravite ozka grla ter znatno zmanjšate operativne stroške.