5 måder at reducere driftsomkostningerne på med Field Service

1. Digitalisering forbedrer effektivitet

Det virker som en selvfølge i dagens digitale verden. Alligevel kæmper mange virksomheder stadig med papirarbejde. Arbejdsordrer udfyldes manuelt, dokumenter scannes, data indtastes flere gange i systemer, og papirer flyttes frem og tilbage fra skrivebord til skrivebord. Med alle de konsekvenser, det medfører: Ordrer går tabt, teknikere mister tid på komplicerede formularer, de samme data vises flere steder – med eller uden fejl. Sådanne menneskelige fejl er opskriften på misforståelser og dårlig kommunikation.

Med Field Service kan du digitalisere og automatisere mange administrative opgaver, såsom arbejdsordrer, fakturering og rapportering. Det sparer teknikere meget tid og kræfter. Den administrative byrde reduceres, hvilket sparer omkostninger, og servicepersonalet kan fokusere mere på at hjælpe kunden. Det gavner ikke kun kunden. Digitaliseringen sikrer også, at samme antal medarbejdere kan udføre flere serviceinterventioner, og at teamene kan gå fra ordre til faktura hurtigere, hvilket forbedrer Days Sales Outstanding (DSO).

2. Real-time information øger chancen for 'first time right'-ratio

Hvor ofte sker det, at field service-teknikere sendes af sted uden tilstrækkelig information om kunden eller problemet, der skal løses? Meget ofte. Information flyder ikke fra back office til field service-teknikeren, eller flyder ikke tilstrækkeligt, eller teknikeren har ikke alle nødvendige materialer med sig. Som resultat kræves der ofte flere opfølgende besøg, hvilket igen koster både tid og penge.

Med Field Service er al kundedata digitalt tilgængelig når som helst og hvor som helst via mobile enheder. Det omfatter kundens profil, præferencer, historik og oversigt over aktiver, sammen med tilhørende manualer. En serviceingeniør kan endda gennemgå problemet med kunden på forhånd via videokald. Field Service sikrer også, at en aftale først planlægges, når alle nødvendige reservedele er til stede.

Fordi al nødvendig information er tilgængelig når som helst og hvor som helst, kan servicepersonen finde en løsning langt hurtigere uden at skulle planlægge yderligere interventioner. Baseret på kundens historik kan medarbejderen tilbyde en mere personlig service, hvilket øger kundens tilfredshed.

3. Forbedret planlægning af personale og ressourcer

Planlægning er ofte ineffektiv, fordi den ikke tager højde for rejsetider, problemets karakter, service technicianens ekspertise eller de tilgængelige reservedele. Dårlig planlægning fører til frustration, både for service-teknikeren og kunden, som ikke får en rettidig løsning på deres problem.

Field Service giver dig mulighed for at planlægge både personale og ressourcer bedre, så du kan undgå dyre ineffektiviteter.

For eksempel kan du i realtid:

• Tjekke tilgængeligheden af servicepersonale og udstyr.
• Knytte serviceopgaven til den mest egnede tekniker, f.eks. den, der har de rette færdigheder og som er geografisk tættest på kunden. Mange Field Service Management-pakker inkluderer også GPS-tracking-funktioner, der gør det muligt at spore field service-medarbejdernes placering i realtid.
• Planlægge en optimal, omkostningseffektiv rute for den tekniker.

Ved effektivt at tildele teknikere til de rette opgaver kan du minimere rejsetiden, reducere brændstofomkostninger og endda øge antallet af interventioner per servicepersonale.

4. Bedre lagerstyring

Dele, der ikke er på lager, medfører forsinkelser, dyre hasteløsninger og i sidste ende utilfredse kunder. Men for meget lager af reservedele, der aldrig bruges, koster også penge.

Field Service bør være sømløst integreret med dit lagerstyringssystem (som ofte er en del af ERP-systemet). Dette giver field service-personalet realtidsindsigt i lagerbeholdningen og placeringen af dine dele. Materialer skal være tilgængelige, når interventionen er planlagt. De skal også kunne registreres, reserveres og bestilles i realtid ude i marken. På denne måde opnår du en kort DSO, optimeret ordreforplanning og maksimal FTR (First-Time Resolution), samtidig med at du undgår overlager eller udsolgte varer.

5. Optimering af services

Field Service giver dig mulighed for at indsamle data om dine field service-aktiviteter. Du kan derefter analysere disse data og bruge dem til at identificere ineffektiviteter, optimere processer eller træffe datadrevne beslutninger. Det er virkelig gavnligt at analysere forskellen i gennemsnitlig Cost Per Resolution (CPR) mellem dine dårligst og bedst præsterende service-teknikere. Ved at bruge softwareens indsigt kan du kontinuerligt optimere dine processer og interventioner, eliminere flaskehalse og markant reducere driftsomkostningerne.