Tips & Tricks: 3 functies in Dynamics 365 Finance & Operations die je misschien niet genoeg gebruikt

1. Budgetplanning met meerdere scenario's

Veel financiële teams beheren budgetten en prognoses nog steeds in Excel, ook al bevat D365 F&O een krachtig budgetplanningsraamwerk dat je planningsproces kan centraliseren, automatiseren en verbeteren.

Met D365 F&O kan je:

• Budgetmodellen maken voor meerdere scenario's - optimistisch, conservatief of realistisch - met verschillende invoeraannames, toewijzingsregels en gegevensbronnen.
• Het verzamelen van gegevens uit historische transacties, huidige grootboekactiviteiten en financiële dimensies automatiseren.
• Bouw gestructureerde workflows en versiebeheer direct in het planningsproces, zodat tijdige goedkeuringen en revisies gegarandeerd zijn.
• Pas lay-outs aan om individuele gebruikers alleen toegang te geven tot relevante gegevens op basis van rol, afdeling of beveiligingsinstellingen.

Door je budgetteringsproces in het systeem te integreren, verminder je de complexiteit, verhoog je de samenwerking en maak je realtime vergelijkingen tussen scenario's en werkelijke prestaties mogelijk - een enorme stap in de richting van strategisch financieel beheer.

2. Automatische overlopende posten en terugkerende journaalposten

Terugkerende boekingen zoals huur, lease, abonnementen of servicecontracten worden vaak handmatig beheerd - meestal als onderdeel van de maandafsluiting. Dat verhoogt de kans op fouten en kost kostbare tijd.

In D365 F&O kan je:

• Vaste terugkerende patronen definiëren voor terugkerende journaalposten, zodat het systeem ze automatisch aanmaakt en op het juiste moment boekt.
• Gebruik sjablonen en standaardtoewijzingen (zoals terugkerende journaals of toewijzingsregels) om kosten te verdelen over accounts en dimensies.
• Stel overlopende posten in die gekoppeld zijn aan aankoop- of verkooptransacties, zodat je inkomsten of uitgaven in de juiste boekhoudperioden kunt opnemen.
• Stroomlijn de afsluiting en afstemming door ervoor te zorgen dat alles in de juiste fiscale periode wordt geboekt, zodat er minder handmatig hoeft te worden opgeschoond.

Sommige bedrijven besteden tot 30% van hun tijd aan het afsluiten van de maand aan taken die geautomatiseerd zouden kunnen worden. Met de juiste instelling kun je je richten op taken die waarde toevoegen in plaats van elke maand dezelfde invoer te herhalen.

3. Geavanceerde financiële rapportage voor betere inzichten

Het is nog steeds gebruikelijk om financiële gegevens vanuit F&O naar Excel te exporteren voor rapportages, maar D365 F&O bevat Financial Reporter (voorheen Management Reporter) - een robuuste tool voor het maken en distribueren van financiële overzichten direct binnen het systeem.

Je kan:

• Stel dynamische rapporten samen met drag-and-drop tools en realtime gegevens uit het grootboek, georganiseerd op kostenplaatsen, afdelingen of aangepaste dimensies.
• Voeg een variantieanalyse toe om de werkelijke cijfers te vergelijken met de gebudgetteerde cijfers en bekijk transacties rechtstreeks vanuit het rapport.
• Automatiseer de distributie van rapporten naar belanghebbenden - van afdelingsmanagers tot leidinggevenden - via e-mail of documentbibliotheken.
• Hergebruik rapportsjablonen en zorg zo voor consistentie tussen perioden en bedrijfsonderdelen.

Door Financial Reporter te gebruiken, elimineer je handmatige gegevensverwerking en creëer je één enkele bron van waarheid voor financiële rapportage - met een betere kwaliteit, minder fouten en meer vertrouwen in je cijfers.