Efficiënt documentbeheer: Voorkom onnodig tijdverlies door het zoeken naar documenten

Meer tijd over voor waar je passie ligt

Je bent waarschijnlijk niet de enige in je bedrijf die zeeën van tijd besteedt aan het vinden van allerlei documenten. Stel je voor dat jij en je collega's gemiddeld evenveel tijd besteden aan het vinden van de juiste documenten. Dit kan al snel leiden tot veel tijdverspilling in het hele bedrijf. Tijd die besteed zou kunnen worden aan meer waardevolle taken - voor jou, voor de klant en voor je bedrijf.

Terwijl je probeert het document te vinden dat je nodig hebt, kun je er zelfs achter komen dat je eigenlijk helemaal geen toegang hebt tot het document. Het kan bijvoorbeeld opgeslagen zijn op een SharePoint waar je geen toegang toe hebt, een Teams-kanaal waar je geen deel van uitmaakt of iets heel anders. Om het document te krijgen, moet je contact opnemen met je collega, die je toegang kan geven of het document voor je kan vinden. Dit betekent dat je nu twee collega's bent die tijd besteden aan het vinden van hetzelfde document.

Succesvool documentbeheer...

... geeft zowel jou als je collega toegang tot dezelfde documenten, zodat je er niet meer over na hoeft te denken of de juiste mensen wel de juiste toegang hebben. Met 9A Raptor Document Warehouse volgen je documenten de processen waarmee je binnen je bedrijf werkt. Als de financiële afdeling een factuur van een klant heeft opgeslagen, kan verkoop later dezelfde factuur vinden als ze die nodig hebben - zonder eerst contact op te hoeven nemen met de financiële afdeling.

Jij en je collega's hebben waarschijnlijk ook te maken met documenten die gevoelige informatie bevatten. 9A Raptor Document Warehouse kan ervoor zorgen dat deze documenten niet met het hele bedrijf worden gedeeld, maar dat je precies kunt definiëren wie er daadwerkelijk bij moet kunnen.

Daarnaast kan 9A Raptor Document Warehouse er ook voor zorgen dat je je documenten kunt zien in precies dat systeem waarin je zit en werkt. Zit en werk je in Dynamics 365 for Sales, maar heb je een document nodig dat hoogstwaarschijnlijk is opgeslagen in Dynamics 365 Finance of Business Central? Dan hoef je niet langer het andere programma te openen om één document in handen te krijgen. Je kunt het document zoeken en vinden in het exacte systeem waarin je werkt - ongeacht in welk ander systeem het is opgeslagen.

Efficiënter gebruik maken van je tijd met meer structuur in je documenten

Wanneer je een beter overzicht hebt van zowel jouw documenten als die van je collega's in één geïntegreerd systeem, wordt het zowel eenvoudiger als sneller om de documenten te vinden die je nodig hebt. Dit is kostbare tijd die u in plaats daarvan aan uw klanten kunt besteden.