Beter overzicht met rolcentra in Business Central

Wat kunnen rolcentra doen en waarom zijn ze belangrijk?

Een rollencentrum is een gepersonaliseerde werkruimte die de elementen samenbrengt die het meest relevant zijn voor je specifieke functie. Maar het gaat niet alleen om het zien van “Mijn openstaande orders” of “Mijn taken” - het gaat om:

• Sneller reageren op afwijkingen
• Problemen identificeren voordat het problemen worden
• Ruis en irrelevante informatie verwijderen
• Complexe processen toegankelijker maken en automatiseren

Rolcentra combineren traditionele ERP-elementen met dashboards, KPI's, integraties en snelkoppelingen naar relevante pagina's - allemaal om je te helpen focussen op wat echt waarde creëert.

Rol centra in de praktijk

Finance Manager - focus op cashflow, controle en compliance

Als financieel manager ben je verantwoordelijk voor rapportages, cashflow en het bewaken van de dagelijkse financiële processen. Een effectief rollencentrum voor een financiële gebruiker moet het volgende omvatten:

• Kas- en bankoverzicht met real-time saldo's en afstemmingsstatus
• Power BI-integratie die budget versus actuals, DSO, omzetontwikkeling, enz. laat zien.
• Geautomatiseerde bewaking van niet-geboekte posten, nog goed te keuren documenten en onopgeloste documenten
• Snelle toegang tot verschillende soorten journaals voor efficiënte navigatie
• Waarschuwingen voor boekingsfouten, onevenwichtige boekingen of afwijkingen van het rekeningstelsel

Tip: Gebruik meldingen en tegels om visuele waarschuwingen te creëren, bijvoorbeeld voor achterstallige betalingen, budgetoverschrijdingen of openstaande boekhoudperioden.

Warehouse Manager - van inzichten naar actie

Een magazijnbeheerder werkt nauw samen met inkoop, productie en logistiek. Hoewel het standaard rolcentrum een goed begin is, moet het worden aangepast met:

• Real-time overzicht van backorders, geprioriteerd op leverdatum of klant
• Snelle toegang tot voorraadaanpassingsjournaals en ontvangsttaken
• Overzicht van herbestelpunten, planningsregels en voorraadniveaus
• Visualisatie van omloopsnelheid en inactieve voorraad
• Op locatie gebaseerde voorraadtracering en -vergelijkingen

Tip: Combineer het rollencentrum met drill-downfunctionaliteit, zodat je vanuit overzichten op hoog niveau direct naar het specifieke artikel of document kunt gaan.

Inkoopagent - beslissingsondersteuning en leveranciersprestaties

Inkoop draait niet meer alleen om het plaatsen van orders, maar ook om timing, zichtbaarheid van de toeleveringsketen en samenwerking met leveranciers. Het role center moet dat ondersteunen met:

• Aanvulsuggesties op basis van actuele voorraad, orders en verbruikshistorie
• Overzicht van lopende bevestigingen en recente prijswijzigingen bij leveranciers
• Dashboards voor prestaties op het gebied van tijdige levering, vertragingen en alternatieven voor leveranciers
• Directe toegang tot inkoopoffertes, contractvoorwaarden en goedkeuringsworkflows
• Power BI-integratie voor het analyseren van inkoopvolumes, kortingen en leveranciersscorekaarten

Tip: Gebruik velden zoals “Mijn leveranciers” of “Items om opnieuw te bestellen” en activeer slimme suggesties op basis van jouw inkooppatronen.

Hoe je je rolcentrum in de praktijk kunt aanpassen

Om je rollencentrum naar een hoger niveau te tillen, zijn er enkele praktische opties in Business Central:

1. Gebruik de functie “Personaliseren” in de UI: Voeg velden toe of verwijder ze, herschik groepen en voeg snelkoppelingen toe aan belangrijke taken.
2. Power BI-rapporten direct insluiten: Grafieken en inzichten (bijv. financiële KPI's of voorraadbewegingen) binnen jouw rollencentrum weergeven.
3. Maak opgeslagen weergaven en filters: Maak aangepaste lijsten - bijvoorbeeld voor orders, open posten of kritieke voorraad - en prik ze vast in je werkruimte (deze lijsten moeten zijn gemaakt als acties of snelkoppelingen, of al beschikbaar zijn als tegels of rapporten in het role center).
4. Meldingen en visuele indicatoren gebruiken: Meldingen instellen op basis van bedrijfsregels, zoals vertraagde leveringen of ontbrekende goedkeuringen.
5. Verschillende instellingen voor rolcentra toewijzen per gebruikersgroep: Weergaven aanpassen op basis van functie, bijvoorbeeld magazijnmedewerkers versus magazijnmanagers.