5 maneiras de diminuir custos operacionais com software de gerenciamento de serviços de campo

1. A digitalização aumenta a eficiência

Parece algo óbvio no mundo digital de hoje. No entanto, muitas empresas ainda estão se afogando em papelada. Ordens de serviço são preenchidas manualmente, documentos são digitalizados, dados são inseridos diversas vezes nos sistemas e papéis circulam de uma mesa para outra. Com todas as consequências: ordens de serviço se perdem, técnicos perdem tempo com formulários complicados, os mesmos dados aparecem em lugares diferentes, com ou sem erros. Esses erros humanos são a receita para mal-entendidos e comunicação deficiente.

Com o software de Gestão de Serviços de Campo, você pode digitalizar e automatizar diversas tarefas administrativas, como ordens de serviço, faturamento e relatórios. Isso economiza muito tempo e esforço dos técnicos de campo. A carga administrativa é reduzida, gerando economia de custos, e a equipe de serviço pode se concentrar mais em ajudar o cliente. Isso não beneficia apenas o cliente. A digitalização também garante que o mesmo número de funcionários possa realizar mais intervenções de serviço e que as equipes possam ir do pedido à fatura mais rapidamente, melhorando assim o Tempo de Entrega (DSO).

2. A informação em tempo real aumenta a proporção de acertos na primeira tentativa

Com que frequência técnicos de campo são enviados sem informações suficientes sobre o cliente ou o problema a ser resolvido? Muitas vezes, as informações não fluem do back-office para o técnico de campo, ou não fluem o suficiente, ou o técnico de campo não tem todos os materiais necessários consigo. Como resultado, muitas vezes são necessárias mais visitas de acompanhamento, o que, por sua vez, custa tempo e dinheiro.

Com o software de Gestão de Serviços de Campo, todas as informações do cliente estão disponíveis digitalmente, a qualquer hora e em qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis, incluindo o perfil do cliente, preferências, histórico e visão geral dos ativos, acompanhados de manuais. Um engenheiro de serviço pode até mesmo discutir o problema com o cliente com antecedência por videochamada. O software de Gestão de Serviços de Campo também garante que uma consulta seja agendada somente quando todas as peças de reposição necessárias estiverem disponíveis.

Como todas as informações necessárias estão disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar, o atendente pode chegar a uma solução muito mais rapidamente, sem precisar agendar intervenções adicionais. Com base no histórico do cliente, o atendente pode oferecer um atendimento mais personalizado, para maior satisfação do cliente.

3. Melhor planeamento de pessoal e recursos

O planejamento costuma ser ineficiente porque não leva em consideração o tempo de deslocamento, a natureza do problema, a expertise do técnico de serviço ou as peças de reposição disponíveis. Um planejamento inadequado leva à frustração, tanto para o técnico de serviço quanto para o cliente, que não obtém uma solução para o seu problema no prazo.

O software de gerenciamento de serviços de campo permite que você programe melhor pessoas e recursos para evitar ineficiências dispendiosas.

Por exemplo, em tempo real você pode:

• Verifique a disponibilidade da equipe de serviço e dos equipamentos
• Associe o serviço ao técnico mais adequado, por exemplo, aquele com as habilidades certas e geograficamente mais próximo do cliente. Aliás, muitos pacotes de Gerenciamento de Serviços de Campo também incluem funções de rastreamento por GPS que permitem rastrear a localização dos trabalhadores de serviço de campo em tempo real.
• Agende uma rota ideal e econômica para esse técnico.

Ao atribuir técnicos de forma eficiente às tarefas certas, você pode minimizar o tempo de viagem, reduzir os custos com combustível e até mesmo aumentar o número de intervenções por funcionário de serviço.

4. Melhor gestão de estoque

Peças que não estão em estoque levam a atrasos, pedidos urgentes e caros e, eventualmente, clientes insatisfeitos. Mas um estoque excessivo de peças de reposição que nunca são usadas também custa dinheiro.

O software de gerenciamento de serviços de campo deve ser perfeitamente integrado ao seu sistema de gerenciamento de estoque (que geralmente está no ERP). Isso fornece à equipe de serviços de campo informações em tempo real sobre os níveis de estoque e a localização das suas peças. Os materiais devem estar presentes quando a intervenção for agendada. Eles também devem poder ser registrados, reservados e solicitados em tempo real no campo. Dessa forma, você obtém um DSO curto, planejamento de pedidos otimizado e FTR máximo, além de evitar excesso ou rupturas de estoque.

5. Otimização de serviços

O software de gerenciamento de serviços de campo permite coletar dados sobre suas atividades de serviço de campo. Você pode então analisar esses dados e usá-los para identificar ineficiências, otimizar processos ou tomar decisões baseadas em dados. Vale muito a pena analisar a diferença no Custo por Resolução (CPR) médio entre seus técnicos de serviço com melhor e pior desempenho. Usando os insights do software, você pode otimizar continuamente seus processos e intervenções, eliminar gargalos e reduzir significativamente os custos operacionais.