De cruciale rol van een ERP-oplossing onthuld
Het kan lastig zijn om precies te begrijpen hoe een ERP-systeem jouw bedrijf kan helpen. Ontdek de vijf cruciale rollen die een ERP-systeem zou moeten vervullen.
Cloud ERP? Hier zijn 5 voordelen en 5 (potentiële) nadelen
De ERP-oplossing van de toekomst bevindt zich in de cloud
Met Business Central, Microsoft doet er alles aan om het voor kleine en middelgrote bedrijven aantrekkelijk te maken om voor de cloud te kiezen - en te upgraden van XAL, C5 en NAV.
ERP in de cloud draait om concurrentievermogen
Waarom heeft iedereen het over cloud? Het is niet alleen een kwestie van technologie, maar ook van concurrentievoordeel.
Digitalisering, markten, globalisering, concurrenten, klanten en al het andere om jouw bedrijf heen bewegen sneller dan ooit. Hoe blijf je bij? Voor veel bedrijven zal het antwoord 'cloud' zijn, wat de meest effectieve manier is om nieuwe technologie te adopteren die het bedrijf ontwikkelt.
5 voordelen van een cloudgebaseerde D365 Business Central
1. Bereidheid tot verandering
In de cloud is het eenvoudiger om nieuwe technologie te implementeren. Zeker als je het vergelijkt met oudere ERP-oplossingen in je eigen serveromgeving, of via een hostingcentrum zonder toegang tot de nieuwste cloudservices van Microsoft.
Een ERP-oplossing in de cloud - zoals Dynamics 365 Business Central - houdt jouw oplossing na verloop van tijd up-to-date met automatische updates en verbeterde functies. Je volgende upgrade zal de laatste zijn!
2. De SaaS-oplossing op Microsoft cloud
Het systeem bevindt zich in Microsoft's Azure Cloud met automatische updates. Met dit abonnement heb je een vaste maandelijkse prijs per gebruiker en beschik je altijd over de nieuwste versie van het systeem.
3. Privécloud op eigen servers
De tweede oplossing bevindt zich ook in de Microsoft Azure cloud - maar op je eigen servers. Hier heb je zelf in de hand wanneer het systeem moet worden bijgewerkt. Je kiest ook of je wilt huren of bezitten.
4. Gebruik van data
Cloud biedt nieuwe, verbeterde mogelijkheden om data in realtime te verzamelen. Er zitten vaak grote concurrentievoordelen verborgen in de data van het bedrijf, die verzameld kunnen worden uit installaties, magazijnen en uit het CRM-systeem.
Kortom, data via de cloud kunnen het bedrijf bijvoorbeeld helpen om meer te weten te komen over het gedrag van klanten, om te ontdekken waar de verborgen kosten begraven liggen of om antwoorden te geven over hoe de verkoop wordt gemaximaliseerd.
5. Bedrijfsinformatie
Het is belangrijk om data te verzamelen. Natuurlijk is het gebruik van data nog belangrijker. Business Intelligence ondersteunt al je datagedreven beslissingen en met de ingebouwde AI in Dynamics 365 Business Central heb je de beste basis om datagedreven bedrijfsbeslissingen te nemen.
Met cloud-gebaseerde data heb je direct toegang tot inzichten en ontwikkelingsmogelijkheden om het bedrijf veilig naar de toekomst te brengen.
6. Automatische updates
Wanneer heb je voor het laatst nieuwe functies toegevoegd aan je ERP-oplossing?
Met Dynamics 365 Business Central wordt je systeem twee keer per jaar bijgewerkt, maar op een gecontroleerde manier waarbij je meldingen krijgt en een “sandbox-omgeving” waar je de nieuwe functies kunt testen voordat je ze uitrolt in het bedrijf. Nadat alles is gevalideerd, keurt je beheerder de nieuwe functies goed en Microsoft rolt de updates binnen 24 uur uit.
De uitrol van updates kan bijvoorbeeld 's nachts plaatsvinden als je dat wilt, zodat de nieuwe functies 's ochtends klaar zijn voor je team.
7. Microsoft AppSource
Is dit dan het einde van het aanpassen van het systeem aan jouw eisen? Nee, je kunt nog steeds aanpassingen maken. Het verschil is alleen dat de wijzigingen niet binnen je systeem gebeuren (zoals nieuwe code), maar aan de buitenkant (zoals apps die je kunt toevoegen of verwijderen).
Op deze manier kun je voortdurend aanpassen via Microsofts AppSource, waar je alle standaardfunctionaliteit kunt vinden om aan je bedrijfsbehoeften te voldoen - en zelfs zonder de extra kosten van ontwikkeling, codering, testen en validatie, omdat alles kant-en-klaar is om te installeren.
Zowel AppSource als de jaarlijkse updates geven je de mogelijkheid om de functionaliteiten van je systeem aan te passen en het toch draaiende te houden - vergeleken met de vorige grote upgrades waarbij bijna alles nieuw lijkt en een grote omwenteling is voor gebruikers.
De voor- en nadelen van cloud vastleggen
Zoals je kunt zien, bevat een cloudgebaseerd ERP-systeem zoals Dynamics 365 Business Central zowel voor- als nadelen. De onderstaande grafiek vat beide kanten samen die we zojuist hebben beschreven.
Voordelen: dit zijn enkele van de voordelen van de cloud:
- Snellere overgang door een eenvoudigere manier om nieuwe technologie te implementeren
- Verbeterde mogelijkheid om data in real-time te verzamelen
- Beter gebruik van Business Intelligence en kunstmatige intelligentie
- Automatische updates die twee keer per jaar worden toegevoegd
- Nieuwe functionaliteit kan sneller en tegen een lagere prijs worden toegevoegd
Nadelen - voor sommigen kan dit tegen de cloud spreken:
- Verhoogd risico op gegevenslekken en hackeraanvallen door de gemakkelijke toegang
- Moeilijker om complexe aanpassingen en processen op te nemen
- Beperkingen van het eenvoudige ERP-fundament vereisen nieuwe processen
- Geen eigenaarschap van de oplossing - je huurt en wordt afhankelijker van Microsoft
- Beschikbaarheid vereist maximale uptime van de internetverbinding
Hoeveel jaar heb je nog te gaan in NAV?
De ondersteuning voor Dynamics NAV 2015 is in januari 2020 verlopen. In april 2021 loopt de ondersteuning voor NAV 2016 af. Dit zal zich de komende jaren voortzetten wanneer de ondersteuning voor de volgende NAV-oplossingen afloopt.
Wat betekent het voor je bedrijf als je een van deze NAV-oplossingen hebt?
Dit betekent niet dat je oplossing van de ene dag op de andere stopt met werken. Als de ondersteuning afloopt, kun je echter geen belangrijke systeemverbeteringen meer ontvangen. Daarnaast ontstaan er vaak problemen als je bijvoorbeeld SQL Servera wilt vervangen of nieuwe Office-suites wilt aanschaffen.
Als er te veel jaren zitten tussen het ERP-systeem en de omliggende applicaties en servers, sluiten ze niet meer op elkaar aan. Je vermijdt deze uitdagingen als je bedrijf upgradet naar Dynamics 365 Business Central.
Hoewel Microsoft er geen geheim van maakt dat hun toekomstige oplossingen in de cloud zijn, zullen er voor sommige bedrijven verschillende redenen zijn om te kiezen voor een hybride cloudoplossing om sommige veranderingen in de cloud te minimaliseren.
5 nadelen van ERP in de cloud
Net zoals er voor- en nadelen zijn aan on-premise ERP, kunnen er kansen en beperkingen zijn aan het gebruik van de cloud. Tegelijkertijd kunnen verschillende nadelen van de cloud mogelijk voordelen blijken te zijn voor bepaalde soorten bedrijven. Het hangt dus af van jouw bedrijf.
1. Beveiliging
Een upgrade naar Dynamics 365 Business Central - zoals private cloud en SaaS - betekent dat je in de toekomst toegang krijgt tot het ERP-systeem via een browser of app (in plaats van de Windows client).
Aan de ene kant hebben jouw medewerkers nu overal toegang tot data en systemen. Aan de andere kant worden datalekken en aanvallen door hackers een reëelere bedreiging. Tegelijkertijd moet je erop vertrouwen dat Microsoft voldoet aan de eisen voor databeveiliging als je je data in Azure Cloud plaatst.
Cloud is dus ook een beslissing over wie je denkt dat je data het beste beschermt: je eigen IT-afdeling of Microsoft? Als je je data dichterbij wilt hebben, kun je in plaats van SaaS kiezen voor een private cloud waarbij de data zich in Azure bevindt, maar op je eigen servers.
2. Aanpassingen
Als je voor de cloud kiest met je ERP-systeem, heb je niet meer dezelfde mogelijkheden om precies die aanpassingen te maken die veel oplossingen hebben als ze in Dynamics NAV, XAL of C5 zitten.
De complexiteit en functionaliteitseisen nemen vaak toe met de grootte van het bedrijf. Voor kleinere bedrijven is het relatief eenvoudig om direct over te stappen op een on-cloud ERP-fundament.
Grotere productie- of handelsbedrijven met complexe processen kunnen echter merken dat Microsoft Dynamics 365 Business Central in de cloud individuele functies mist.
Dit is de status op dit moment. De meeste bedrijven zijn echter verrast over hoeveel van de eerdere aanpassingen in de loop der jaren ingebouwde standaardfuncties van de Business Central-cloud zijn geworden. Tegelijkertijd zijn er bij elke update meer en meer apps (in AppSource) die kunnen worden gebruikt om je oplossing verder te configureren.
3. Eenvoud
Eenvoud is een belangrijk punt voor de meeste kleine bedrijven. En met de nieuwste Dynamics 365 in de cloud is dat wat je krijgt, want het systeem is gebouwd op een veel eenvoudiger basis dan voorheen.
Voor kleine bedrijven is de eenvoud van de cloud een droom die uitkomt - vooral als je op het punt staat om je eerste ERP te implementeren.
Aan de andere kant kan het gevestigde, middelgrote bedrijf met veel maatwerk en complexiteit de eenvoudige cloudfundatie als een beperking zien. Tegelijkertijd heeft de overstap naar de cloud gevolgen voor je organisatie en processen en heb je misschien je interne IT-afdeling niet meer nodig om servers te beheren, omdat dit nu deel uitmaakt van de Microsoft Azure Cloud.
Het gaat erom in hoeverre jouw bedrijf klaar is voor de cloud, in termen van systemen, mensen en processen.
4. Eigendom
Voorheen kocht je zowel je ERP-oplossing als je licenties. In de cloud zijn dit allebei huurdiensten met een vast abonnement. Er zijn voor- en nadelen aan het hebben van meer vrijheid bij het huren, maar er is een verandering van controle in het niet bezitten van je eigen systeem.
Als cloud tenant maak je deel uit van een wereldwijde 'community' waar consistente updates worden uitgerold naar gebruikers, wereldwijd. Het ERP-systeem is daarom meer gestandaardiseerd dan op maat gemaakt. Dit heeft voor de hand liggende voordelen, maar ook een verlies van controle wanneer je afhankelijker wordt van de ontwikkelingsroadmap van Microsoft.
5. Uptime
Dynamics 365 Business Central is toegankelijk via app en browser. Dit betekent natuurlijk dat je meer afhankelijk bent van een (solide) internetverbinding.
Als je daarom de sprong maakt van on-premise naar cloud, kan het een goed idee zijn om een extra verbinding te installeren of bijvoorbeeld 4G failover - dat wil zeggen een mobiele dataverbinding die het kan overnemen als de hoofdverbinding wegvalt.
De meeste zakelijke verbindingen zijn nu net zo betrouwbaar als de stroom in de schakelaar, dus dit zou een kleine factor moeten zijn, vooral als je de juiste maatregelen hebt genomen. Je bent echter afhankelijker van de internetverbinding.
Cloud is daarom (nog) niet de optimale keuze als het bedrijf werkt met veel zware werkbestanden zoals video of 3D-tekeningen met meerdere lagen.
Laat je ERP-oplossing niet op zichzelf staan
Ontdek de voordelen van een digital common thread.
Wij helpen je graag verder
Ben je op zoek naar een assessment om te bepalen of Dynamics 365 bij jouw organisatie past? Heb je ondersteuning nodig bij de implementatie, of zoek je een nieuwe partner voor een bestaande oplossing?
Wij staan voor je klaar. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen. Samen tillen we jouw organisatie naar nieuwe hoogtes!
