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Structurez vos documents dans l'ensemble de l'entreprise
Quelle serait, selon vous, l’incidence pour votre entreprise si tous les collaborateurs, quel que soit leur service, avaient un accès égal à l’ensemble des documents ?
Vous en êtes certainement déjà conscient : les documents circulent au sein de toute l’entreprise, et il est fort probable que vous disposiez également de votre propre système de stockage. Mais qu’impliquerait pour votre entreprise le fait que tous les collaborateurs, quel que soit leur service, puissent accéder aux mêmes documents ?
Lorsque tout le monde a la possibilité d'accéder facilement aux mêmes documents dans l'ensemble de l'entreprise, vous et vos collègues gagnez beaucoup de temps. Une gestion structurée des documents permet de trouver plus facilement et plus rapidement les documents dont vous avez besoin dans la situation en question. 9A Raptor Document Warehouse vous permet de ne pas perdre de temps à rechercher chaque document individuel - y compris les documents auxquels vous n'avez même pas accès. Un temps que vous pourriez consacrer à d'autres tâches plus créatrices de valeur.
La perte de temps est une chose, mais il y a aussi d'autres conséquences si vous ne contrôlez pas vos documents. Avez-vous par exemple déjà eu l'occasion d'envoyer accidentellement un document incorrect ou obsolète à votre client ? Grâce à une gestion structurée et flexible des documents, vous vous assurez que vos clients reçoivent effectivement les documents corrects et à jour. 9A Raptor Document Warehouse est entièrement intégré aux systèmes que vous utilisez dans votre entreprise. Vous n'avez donc plus à vous demander dans quel système vous stockez vos documents ou qui doit avoir accès à ces documents.
Pour vous, cela signifie notamment que vos documents suivent toujours les processus de votre entreprise. Plus besoin de chercher en vain un document que vous avez enregistré dans Dynamics 365 for Field Service alors que vous travaillez dans Dynamics 365 for Finance, Dynamics 365 Business Central ou, par exemple, Teams. Vous pouvez toujours accéder aux documents dont vous avez besoin dans le système dans lequel vous travaillez.
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Gérer vos documents dans tous les systèmes
Mais le fait que vous puissiez toujours accéder à vos documents à travers les systèmes avec lesquels vous travaillez n'est que la partie émergée de l'iceberg. 9A Raptor Document Warehouse vous aide également à gérer vos documents à travers d'autres systèmes - vous pouvez par exemple les intégrer facilement à Teams et SharePoint. De cette manière, vous pouvez vous assurer que vos documents suivent les processus et les flux de votre entreprise. Vous et vos collègues avez toujours la possibilité de continuer à travailler avec les documents, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez dans le processus.
Lorsque 9A Raptor Document Warehouse est intégré à Teams ou SharePoint, vous continuez à travailler avec le programme auquel vous êtes habitué. Il devient juste un peu plus facile, plus rapide et plus flexible.
Pour vous, cela signifie également que 9A Raptor Document Warehouse fonctionne dans toute l'entreprise - et que seule votre imagination fixe les limites des types de documents que vous pouvez partager :
- Finances : Factures d'achat et de vente, aperçu des dépenses, ...
- Approvisionnement : Contrat d'achat, bons de commande, contrats de vente, certificats, ...
- Production : BdM, spécifications des produits, rapports de qualité, ...
- Ventes : Offres, commandes, factures, clients, ...
- RH : Contrats, procédures, modèles, GDPR, ...
- Et bien plus encore.
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