Wat zijn de kosten van een ERP-project?

Maar er is nog een sleutel tot het besparen van geld: het kiezen van de juiste aanpak. We kennen allemaal de horrorverhalen over ERP-implementaties die eindeloos aanslepen en budgetten opblazen, of erger nog, die niet voldoen aan de behoeften van de organisatie tijdens de go-live. Met honderden tevreden klanten in de productiesector hebben we een bewezen staat van dienst als het gaat om het elimineren van deze onverwachte verrassingen.

Laten we nu beginnen waarvoor je hier bent: het opsplitsen van de kostencomponenten van een ERP-project. In dit artikel geven we je een duidelijke en uitgebreide handleiding over wat je kunt verwachten.

De kostencomponenten van jouw ERP-project


1. Licentiekosten

Het fundament van je ERP-investering, licentiekosten, varieert afhankelijk van de software die je kiest, maar vroeger ook op basis van het implementatiemodel: cloud of on-premise. Tegenwoordig zijn alle moderne platforms echter cloudgebaseerd om een duidelijke reden: je hebt altijd de nieuwste en beste tools tot je beschikking. Deze licentiekosten worden gefactureerd als een abonnement dat het gebruik van de software en het onderliggende platform (SaaS) dekt in combinatie met het aantal gebruikers.

Het aantal gebruikers staat niet altijd gelijk aan hogere kosten

Het gaat erom hoe goed de oplossing aansluit op je behoeften. Hoe beter de aansluiting, hoe minder add-ons er nodig zijn, wat helpt om de kosten laag te houden. Een suite kiezen die is aangepast aan een specifieke markt is goedkoper dan zelf een ecosysteem opbouwen met verschillende add-on oplossingen.

Meestal worden de kosten gefactureerd per gebruiker, per maand. Verschillende licenties voldoen aan verschillende behoeften: sommige werknemers hebben toegang nodig tot specifieke functionaliteiten en hebben alleen een specifieke extra gebruikerslicentie nodig, terwijl anderen misschien volledige toegang tot de uitgebreide ERP-suite nodig hebben. Bepaalde gebruikers kunnen ook meerdere of gekoppelde licenties nodig hebben.

De meeste abonnementsmodellen bieden flexibiliteit, waardoor bedrijven naar behoefte kunnen op- of afschalen en waarbij aanvullende bedrijfsapplicaties eenvoudig kunnen worden gekoppeld aan de primaire applicatie waarmee wordt gewerkt.

Microsofts licentiegids voor Dynamics 365 Finance, Supply Chain Management en Dynamics 365 Business Central is openbaar, maar je keuze moet natuurlijk van meer afhangen dan alleen de licentiekosten. Je moet gaan voor een sterke, stabiele oplossing die continu wordt doorontwikkeld. Het Dynamics 365-platform van Microsoft is een sterke oplossing die jouw bedrijf kan ondersteunen, niet alleen vandaag maar ook in de toekomst.

2. Implementatiediensten

Het terrein van ERP-implementaties is vaak complex en vereist een ervaren gids. Deze fase omvat systeemconfiguratie, het opzetten van integraties, veel testen en gebruikerstraining die moet resulteren in een soepele overgang naar het nieuwe platform.

Deze factoren zullen je klim beïnvloeden:

• Verscheidenheid in bedrijfsvoering: Het kan zijn dat jouw productiestrategie Make-to-Order (MTO) is, maar dat andere divisies projectmatig werk afhandelen. Dit resulteert in gevarieerde processen, waardoor de complexiteit toeneemt en de implementatie-inspanningen stijgen.
• Overeenkomen met best practices: Cloud-gebaseerde platformen evolueren snel, met nieuwe functies die ongeveer elke twee maanden worden geïntroduceerd om innovatie te bevorderen. Door beter aan te sluiten bij best practices om standaardfunctionaliteiten te integreren, kun je zowel de implementatie- als onderhoudskosten verlagen.
• Geschikt voor het doel: Door het juiste platform te kiezen dat aan jouw behoeften voldoet, kun je de behoefte aan maatwerk verminderen en de totale kosten verlagen. Gespecialiseerde leveranciers van oplossingen bieden best practices uit de sector in één pakket.
• Integraties: ERP-systemen moeten vaak samenwerken met andere systemen en aangepaste integraties kunnen de complexiteit verhogen en de kosten doen stijgen. Door te kiezen voor platforms binnen hetzelfde ecosysteem wordt integratie eenvoudiger en kosteneffectiever.
• Lokalisatievereisten: Bij de implementatie van een ERP in meerdere landen moet rekening worden gehouden met alle lokale vereisten. Dit kan leiden tot extra aanpassingen en de behoefte aan lokale ondersteuning, wat weer extra kosten met zich meebrengt.

Inzicht in de processen van je organisatie is net zo cruciaal als het plannen van een route voor een naadloze overgang. Dit benadrukt het belang van een grondige voorbereiding voordat je aan je digitale transformatietraject begint. Vaak geven bedrijven vooraf veel geld uit aan een externe partij om een behoefteanalyse uit te voeren, gevolgd door een RFI/RFP-proces. Deze methode leidt meestal tot hogere kosten en vertragingen. De vereisten komen meestal niet overeen met standaard softwarepakketten, waardoor uitgebreide aanpassingen nodig zijn.

Bij 9altitudes bieden we een unieke mix van branche-expertise en kennis van best practices om je vanaf het begin te ondersteunen. In tegenstelling tot typische consultants die vragen “Wat heb je nodig?”, is onze ontdekkingsfase gebaseerd op onze ervaring in de sector. We beoordelen wat we out of the box kunnen leveren, hetzij met de standaardoplossing of met onze add-on oplossingen, en identificeren samen mogelijke hiaten die we specifiek voor jou moeten oplossen. Door jouw vereisten af te stemmen op de mogelijkheden van het platform, kun je soepel van je startpunt naar de best practices die je wilt overnemen, en voorkom je onnodige vertragingen en kosten. Aanpassingen worden alleen voorgesteld voor echt unieke vereisten (meestal maximaal 15% van de geschatte implementatie). De ontdekkingsfase resulteert in een duidelijke routekaart, softwareoplossingen en implementatiebudgetten, die zorgen voor duidelijkheid en vertrouwen om jouw transformatietraject te starten.

3. Interne kosten

De introductie van een ERP-project is een strategische zet om de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Met de steun van Change Management, zorg je ervoor dat de best practices van het systeem door de hele organisatie worden omarmd, in plaats van het systeem aan te passen aan individuele voorkeuren. Deze afstemming helpt de activiteiten te stroomlijnen en bouwt aan een samenhangende werkomgeving waarin iedereen op één lijn zit. Door middel van gestructureerde begeleiding en ondersteuning faciliteert Change Management een soepele overgang, waarbij uw team wordt voorzien van het begrip, de tools en de training die nodig is om de mogelijkheden van het ERP-systeem volledig te benutten. Deze aanpak stelt uw team niet alleen in staat om uitzonderlijke resultaten te behalen, maar stimuleert ook groei en innovatie op de lange termijn.

4. Lopende kosten

De reis eindigt niet op het hoogtepunt; het behouden van je positie vereist voortdurende inspanning. Ook ERP-systemen hebben regelmatig updates, gebruikersondersteuning en mogelijk aanvullende training nodig. Deze kosten zorgen ervoor dat jouw systeem robuust blijft tegen het veranderende landschap van zakelijke uitdagingen. Het kan ook zijn dat jouw bedrijfsbehoeften veranderen, waardoor verdere aanpassingen nodig zijn. Denk erover na om Copilot in te schakelen.