5 étapes pour une migration réussie des données ERP

1. Planification et analyse

Avant de commencer la migration des données, il est important d'établir un plan détaillé. Ce plan doit couvrir tous les aspects de la migration : les données à transférer, les systèmes concernés et le calendrier de la migration. Ce qu'il ne faut surtout pas négliger, c'est d'avoir un plan de secours en cas d'imprévu.

Avant d'entamer la migration, prenez le temps de procéder à une évaluation approfondie des données actuelles. Toutes les données sont-elles encore pertinentes ? Des ajustements sont-ils nécessaires avant la migration ? C'est le moment idéal pour nettoyer les données anciennes ou redondantes, afin que seules les informations nécessaires soient transférées vers le nouveau système. Ce faisant, vous réduisez non seulement le volume de la migration, mais vous rationalisez également l'ensemble du processus.

Il est essentiel de faire la distinction entre les différents types de données :

• Données de base : clients, fournisseurs et produits.
• Données de référence : groupes de clients, conditions de livraison et de paiement.
• Données documentaires : commandes de vente, d'achat et de production, journaux de réservation, etc.
• Données transactionnelles : telles que les transactions d'inventaire et les transactions comptables, liées aux données de base et de référence.

Lors de la migration à partir d'un système obsolète comme Dynamics AX ou d'autres systèmes ERP hérités, vous pouvez également utiliser 9A Smart Insights pour placer les données de votre "ancien ERP" dans un entrepôt de données. Celui-ci devient votre base de données pour la recherche des données historiques nécessaires. Cela vous évite d'importer toutes les données dans votre nouveau système ERP, minimise les tâches de migration des données et vous permet de démarrer sur les chapeaux de roues avec votre nouveau système ERP, ce qui accélère la mise en œuvre de la solution.

2. Extraction et transformation des données

L'extraction des données consiste à extraire les données nécessaires de l'ancien système. Il est essentiel que les données soient correctement et entièrement transférées, ce qui nécessite une cartographie et une transformation précises. Ce processus doit être soigneusement validé par les principaux utilisateurs, et pas seulement par les équipes techniques, afin de s'assurer que les données sont correctes et utilisables dans le nouvel environnement.

Lors de l'extraction et de la transformation des données, les transformations doivent d'abord être appliquées aux données de base et de référence. Ces transformations doivent ensuite être appliquées aux données transactionnelles, afin de garantir la cohérence de l'ensemble.

Avant de commencer la migration, il est important de créer une sauvegarde de toutes les données. Vous disposerez ainsi d'un point de récupération en cas de problème. Pendant la migration, le processus doit être surveillé de près et toute erreur ou problème doit être résolu immédiatement. Une bonne communication entre toutes les parties concernées est essentielle pour suivre l'évolution du processus et résoudre les problèmes à temps.

Après l'extraction et la transformation, il est temps de procéder à des tests approfondis. Cela est nécessaire pour vérifier que les données ont été correctement transférées et que les fonctionnalités du nouveau système fonctionnent correctement. En suivant scrupuleusement ces étapes, vous vous assurez que la migration des données se déroule sans heurts et avec succès.

3. Contrôle des données et itérations

Une fois la migration achevée avec succès, il est important de surveiller de près les nouveaux systèmes et de les optimiser si nécessaire. Il peut s'agir de contrôler les performances du système et de procéder à des ajustements pour améliorer l'efficacité. Les itérations jouent un rôle crucial à cet égard ; chaque itération comprend une cartographie supplémentaire, une validation plus poussée par les utilisateurs clés et vous rapproche d'un système fonctionnant parfaitement.

Selon le type de migration, les besoins en matière de suivi peuvent varier. Dans le cas d'une migration unique, le suivi est principalement axé sur la phase initiale après la migration, afin de s'assurer que tout fonctionne correctement. En revanche, lorsque deux systèmes doivent être synchronisés en permanence, le suivi devient un processus continu. Dans ce cas, il est essentiel de s'assurer que les données restent cohérentes et à jour entre les systèmes.

En outre, il est important de prendre au sérieux les commentaires des utilisateurs après la migration et de procéder à des ajustements pour améliorer leur expérience. En procédant régulièrement à des itérations et à des retours d'information, vous pouvez améliorer et affiner en permanence la migration des données, ce qui permet d'obtenir un système plus efficace et plus fiable.

4. Essais approfondis

Avant que les nouveaux systèmes ne soient pleinement utilisés, il est essentiel de procéder à des tests approfondis. Il peut s'agir de tests automatisés ou manuels pour s'assurer que toutes les fonctionnalités fonctionnent correctement et qu'aucun bogue ou erreur n'affecte négativement l'expérience de l'utilisateur. Les données doivent être exactes ; les processus doivent être corrects, mais si les données sont erronées, le résultat final le sera également. Il faut donc tester avec des données représentatives et valider que les flux de données et les processus fonctionnent correctement.

5. Formation des utilisateurs

Les nouveaux systèmes et changements peuvent sembler complexes pour les utilisateurs. Assurez-vous qu’ils reçoivent la formation adaptée – individuelle ou collective selon leurs besoins – afin qu’ils se sentent à l’aise avec ces nouveaux outils et sachent résoudre les éventuels problèmes.