Case Study: BontexGeo
Case Study: BontexGeoFragmenteret dokumenthåndtering
BontexGeo producerer tekniske tekstiler og geosyntetiske materialer, der anvendes i infrastrukturprojekter og industrielle applikationer. Deres løsninger forbedrer ikke blot den tekniske ydeevne af disse applikationer, men bidrager også til at reducere miljøbelastning.
I de seneste år har BontexGeo oplevet betydelig vækst og opererer nu på seks produktions- og distributionssteder i Europa: Belgien, Ungarn, Frankrig, Storbritannien, Schweiz og Spanien.
Denne ekspansion, der primært er drevet af opkøb, har dog medført udfordringer i håndteringen og delingen af data og dokumenter. Hvert site har historisk set benyttet egne lokale dataservere, hvilket har resulteret i et fragmenteret dokumenthåndteringssystem.
"Samarbejdet og delingen af dokumenter på tværs af lokationerne var blevet stadig vanskeligere," siger Ina Cornelis, CFO hos BontexGeo. "At sende vedhæftede filer frem og tilbage via e-mail eller etablere en VPN var ikke længere praktiske løsninger. Det stod klart, at vi havde brug for en cloud-baseret tilgang."
Derudover blev omkostningerne ved at anskaffe og vedligeholde lokale servere økonomisk urimelige. Den hurtige teknologiske udvikling gjorde det desuden udfordrende for IT-teamet at holde trit med de nyeste funktioner og de stadigt skiftende behov blandt medarbejderne.
Løsningen: En digital arbejdsplads med SharePoint Online
9altitudes foreslog en migration til SharePoint Online – den samarbejdsplatform og det indholdsstyringssystem, der er integreret med Microsoft 365.
"9altitudes overbeviste os med deres ekspertise, især fordi de selv havde håndteret deres egen vækst og dokumentstyring med SharePoint Online med stor succes," fortæller Ina Cornelis.
BontexGeo indledte migrationsprocessen med en grundig analyse af de enkelte afdelingers specifikke behov. Samtidig gav overgangen til SharePoint Online en værdifuld mulighed for at optimere og rydde op i data.
I dag har hver afdeling sit eget private og offentlige cloud-område, som gør det muligt at håndtere dokumenter internt og samtidig dele relevante filer eksternt på en enkel måde. Derudover fungerer SharePoint Online som en central platform for deling af interne virksomhedsnyheder.
Ifølge Ina Cornelis muliggør SharePoint Online langt bedre samarbejde mellem kolleger på tværs af afdelinger og lokationer samt med eksterne partnere.
"Vi sender ikke længere dokumenter som e-mailvedhæftede filer. I dag opbevares vores dokumenter simpelthen i skyen, og hvis det er nødvendigt, kan flere brugere arbejde i det samme dokument samtidig – uden besværet med e-mailudvekslinger."
En teknologisk implementering afhænger i høj grad af brugeradoption. Heldigvis har adoptionen hos BontexGeo været meget høj, siger IT Manager Katrien Blomme: "Alle har hurtigt erkendt behovet og fordelene ved SharePoint Online. Derudover giver platformen os mulighed for at arbejde på og dele dokumenter langt mere samarbejdsmæssigt. For eksempel, under budgetrunder, hvor dokumenter hurtigt og effektivt skal deles med flere kolleger, og vi skal arbejde sammen om det samme dokument. Med SharePoint Online er det nu let, hvilket er et stort skridt fremad."
Mere effektivt teamwork
Samarbejdet
BontexGeo ser tilbage på et positivt samarbejde med 9altitudes, fortæller Ina Cornelis. Undervejs blev virksomheden løbende udfordret til at tænke grundigt over, hvordan SharePoint Online-miljøet bedst muligt skulle struktureres. På trods af BontexGeos komplekse organisationsopbygning og avancerede rettighedsstyring lykkedes det 9altitudes at levere en enkel og effektiv løsning.
Et centralt element i 9altitudes’ leverance var "train-the-trainer"-konceptet. Her blev både IT-teamet og de ansvarlige i de enkelte afdelinger grundigt oplært i brugen af SharePoint Online, så de selv kunne videreformidle deres viden og sikre en god implementering i resten af organisationen.
Om BontexGeo
BontexGeo er en førende leverandør af innovative og pålidelige geosyntetiske løsninger, der imødekommer komplekse ingeniørmæssige udfordringer på tværs af flere sektorer.
Virksomheden har som mål at levere løsninger af højeste kvalitet til bygge- og infrastruktursektoren, som ikke blot forbedrer ydeevnen og forlænge levetiden af projekterne, men også reducerer deres miljømæssige aftryk.
For at opnå dette udvikler, producerer og leverer BontexGeo avancerede geosyntetiske materialer fremstillet af forskellige polymerer, der giver deres kunder de nødvendige værktøjer til at sikre succes i deres projekter.
Kontakt os allerede i dag
Digital forretningstransformation er vores kernekompetence. Vi hjælper virksomheder med at blive klar til at imødekomme både nutidens og fremtidens kunders behov. Takket være vores brancheerfaring kan vi kombinere høj kvalitet med hurtig levering i jeres digitale transformationsrejse.