Potentialet ved Process Mining
I dette indsigtsfulde webinar dykker vi ned i grundprincipperne for process mining og udforsker Microsofts perspektiv på dette transformative værktøj.
5 trin til en succesfuld ERP-datamigrering
Opdag de 5 essentielle trin til en succesfuld ERP-datamigrering – fra planlægning og analyse til test og brugertræning. Optimer overgangen til et nyt ERP-system med ekspertindsigter og best practices.
Planlægger du at skifte til et ERP-system – eller er det tid til en opgradering? Så er datamigrering sandsynligvis på din radar. Datamigrering kan virke både spændende og kompleks, men med de rette trin og værktøjer kan processen forløbe gnidningsfrit.
Overgangen fra et forældet system, som Dynamics AX eller Dynamics NAV, til en mere moderne løsning er en stor udfordring og kræver en strategisk tilgang, hvor hver beslutning tæller.
En succesfuld ERP-datamigrering handler ikke kun om at flytte data – det handler også om at bevare dataintegritet, kvalitet og relevans for din organisation. Det er en mulighed for fornyelse og optimering – en frisk start uden overflødig eller forældet information.
I dette blogindlæg dykker vi ned i fem essentielle trin til en effektiv datamigrering. Vi ser på vigtigheden af at udvælge netop de data, der er nødvendige at migrere, og hvordan avancerede værktøjer som 9A Smart Insights kan give dig indsigt i dit gamle ERP-system. Derudover ser vi på, hvordan du strategisk kan bruge et datalager til at skabe værdifulde indsigter til dit nye system.
Med denne tilgang minimerer du migreringsarbejdet og maksimerer fordelene ved din nye ERP-løsning.
Hvad er datamigrering?
Forestil dig, at du har en skattekiste fuld af data, samlet gennem årene. Hvert eneste datapunkt udgør fundamentet for din virksomheds udvikling. Nu står din forretning på tærsklen til en ny digital fremtid med et topmoderne ERP-system. Det er her, datamigreringens kunst kommer i spil – en nøje orkestreret proces, hvor dine data ikke blot flyttes, men transformeres og gøres klar til at trives i et nyt miljø.
Datamigrering er en afgørende proces, hvor data fra gamle systemer overføres til nye, med det mål at bevare din virksomheds mest værdifulde aktiv – dataene – sikkert og intakt under hele overgangen. Denne proces kræver præcision og fremsynethed. Hvert trin, fra den indledende dataudtrækning til den endelige implementering, er vigtigt for at sikre, at dataene forbliver nøjagtige og anvendelige i det nye system.
At bringe dine gamle data ind på moderne platforme åbner samtidig for nye muligheder. Det giver din organisation mulighed for at udnytte AI-analyser eller Copilots, som gør dataene lettere tilgængelige og leverer værdifulde indsigter. Uden disse historiske data starter din nye platform som et blankt lærred – og det begrænser potentialet i AI.
Ved at kombinere dine eksisterende data med AI kan du træffe bedre og mere informerede beslutninger og øge effektiviteten i dine forretningsprocesser.
ERP datamigrering i 5 trin
1. Planlægning og analyse
Inden vi påbegynder en datamigrering, er det vigtigt at udarbejde en detaljeret plan. Denne plan skal dække alt vedrørende migreringen: hvilke data der skal flyttes, hvilke systemer der er involveret, og hvornår migreringen skal finde sted. Det er også afgørende at have en backup-plan, hvis noget uventet skulle opstå.
Før selve migreringen bør der foretages en grundig vurdering af de eksisterende data. Er alle data stadig relevante? Skal noget tilpasses, før det migreres? Dette er det perfekte tidspunkt til at rydde op i gamle eller overflødige data, så kun nødvendig information overføres til det nye system. På den måde reduceres mængden af data, der skal migreres, og processen bliver mere strømlinet.
Det er vigtigt at skelne mellem forskellige datatyper:
- Stamdata: f.eks. kunder, leverandører og produkter.
- Referencedata: f.eks. kundetyper, leveringsbetingelser og betalingsvilkår.
- Dokumentdata: f.eks. salgs-, indkøbs- og produktionsordrer, bogføringskladder.
- Transaktionsdata: f.eks. lager- og finansposteringer, som er knyttet til stam- og referencedata.
Ved migrering fra et forældet system som Dynamics AX eller andre ældre ERP-løsninger kan du med fordel bruge 9A Smart Insights til at placere dine gamle ERP-data i et datalager. Det fungerer som en database, hvorfra du kan slå historiske data op. Det sparer dig for at importere alt data i det nye ERP, minimerer arbejdsmængden og giver en "clean start" med dit nye system – hvilket fører til hurtigere implementering.
2. Dataudtræk og transformation
Dataudtræk handler om at hente de nødvendige data fra det gamle system. Det er afgørende, at data overføres korrekt og komplet, hvilket kræver præcis mapping og transformation. Denne proces bør valideres nøje af nøglebrugere – ikke kun af tekniske teams – for at sikre, at dataene er korrekte og anvendelige i det nye miljø.
Ved transformation skal stam- og referencedata behandles først, hvorefter transaktionsdata tilpasses tilsvarende, for at sikre konsistens i dataflowet.
Før du påbegynder migreringen, skal der oprettes en sikkerhedskopi af alle data. Det giver mulighed for at gendanne data, hvis noget går galt. Selve migreringsprocessen skal overvåges nøje, og eventuelle fejl skal håndteres med det samme. God kommunikation mellem alle involverede parter er afgørende for at sikre fremdrift og hurtigt løse eventuelle udfordringer.
Når data er udtrukket og transformeret, er det tid til grundig test. Det er nødvendigt for at bekræfte, at dataene er korrekt overført, og at funktionerne i det nye system fungerer som forventet. Ved at følge disse trin nøje, sikrer du en gnidningsfri og vellykket datamigrering.
3. Overvågning og iterationer
Når migreringen er gennemført, er det vigtigt at overvåge det nye system nøje og optimere, hvor det er nødvendigt. Det kan f.eks. være justeringer for at forbedre performance. Iterationer spiller en nøglerolle – hver iteration indeholder ekstra mapping, yderligere validering fra nøglebrugere og bringer systemet tættere på optimal funktion.
Afhængigt af migreringstypen kan overvågningsbehovene variere. Ved en engangsmigrering er fokus primært på de første faser efter migreringen for at sikre, at alt fungerer. Ved løbende synkronisering mellem to systemer er kontinuerlig overvågning derimod afgørende, så data forbliver opdateret og konsistent.
Derudover er det vigtigt at tage brugernes feedback alvorligt og tilpasse systemet for at forbedre deres oplevelse. Gennem løbende iterationer og feedbackrunder kan migreringen hele tiden forbedres og forfines – hvilket fører til et mere effektivt og pålideligt system.
4. Grundig test
Inden det nye system tages i fuld brug, skal der gennemføres omfattende test. Det kan være både automatiserede og manuelle test, for at sikre at alle funktioner virker korrekt, og at der ikke opstår fejl, som påvirker brugernes oplevelse negativt.
Dataene skal være præcise, og processerne skal fungere – men hvis dataene er forkerte, bliver resultatet også forkert. Derfor er det vigtigt at teste med repræsentative data og validere, at dataflow og processer fungerer efter hensigten.
5. Brugertræning
Nye systemer og ændringer kan være overvældende for brugerne. Sørg for, at alle brugere får den nødvendige træning, så de kan anvende det nye system effektivt. Det kan være både individuel og gruppetræning – afhængigt af behovet.
Brugerne skal føle sig trygge ved det nye system og vide, hvordan de håndterer udfordringer. God træning er med til at sikre en glidende overgang og højere brugeraccept.
Vigtige tips til en succesfuld ERP-datamigrering
I alle faser af en datamigrering er grundig planlægning og åben kommunikation afgørende. Hver migrering er unik og kan byde på uforudsete udfordringer. Sørg for, at dit team har de rette kompetencer og den nødvendige erfaring til at gennemføre migreringen med succes. Det handler ikke blot om at eksportere data fra det gamle system og importere det i det nye – det kræver indgående forståelse for både det gamle og det nye ERP-system samt en omhyggelig tilgang.
Cut-over planlægning
En kritisk del af datamigreringen er cut-over-planlægningen. Her skal du beslutte, hvilke data og processer der afsluttes i det gamle system, og hvilke der overføres til det nye. Du skal også tage stilling til, hvilke data der midlertidigt forbliver i en “mellemstatus” – som f.eks. delvist leverede ordrer eller igangværende produktionsforløb. Jo flere uafsluttede elementer du ønsker at overføre, desto mere kompleks bliver migreringen.
Eksempel: En indkøbsordre med flere linjer kan migreres på flere måder:
- Simpleste løsning: Opret nye indkøbsordrer i det nye system.
- Mest almindelige løsning: Migrér kun de linjer med åbne mængder.
- Mest komplekse løsning: Migrér også lukkede linjer – dette frarådes ofte, da det kan skabe problemer, især hvis modtagelsen sker i det gamle system og faktureringen i det nye.
Det samme princip gælder for andre forretningsprocesser som produktion, salg, anlægsaktiver og projekter. Disse valg skal træffes med omhu for at sikre en gnidningsfri overgang og undgå dobbeltregistreringer.
Fasering
Overvej nøje, hvordan migreringen skal fases, før du fastlægger din strategi. Det gør en stor forskel, om du vælger en ”finance first” tilgang (hvor økonomimodulet implementeres først), eller om du går med en ”big bang”-migrering, hvor hele systemet skiftes på én gang. Den rette faseopdeling kan reducere risici og give bedre kontrol.
Blueprint workshops
Som en del af dine blueprint-workshops bør du afholde en specifik session dedikeret til datamigrering. Her defineres både strategi og metode – om migreringen skal ske manuelt, automatiseret eller som en kombination. På den måde sikrer du, at alle interessenter har en fælles forståelse af processen og deres rolle i den.
Forandringsledelse (Change management)
En succesfuld datamigrering handler ikke kun om teknologi og systemer – det handler i høj grad også om mennesker. Derfor er det vigtigt at have en effektiv forandringsledelsesplan, der guider medarbejderne gennem overgangen til det nye ERP-system. Det indebærer løbende kommunikation, relevant træning og adressering af bekymringer eller modstand.
Uden fokus på forandringsledelse risikerer du lav brugeradoption og i værste fald, at migreringen fejler. Det kan i sidste ende bremse hele din virksomheds digitale transformation.
Lad os hjælpe dig!
Hvis alt dette virker overvældende – eller hvis du ikke har ressourcerne til selv at gennemføre alle trinene – står vi klar til at hjælpe dig. Vores erfarne eksperter sikrer, at datamigreringen forløber gnidningsfrit, og at din virksomhed er klar til fremtiden.
Med en detaljeret plan, en klar cut-over-strategi og de rette kompetencer kan din datamigrering blive en succes. Brug tid på at gennemtænke alle aspekter og vær parat til at justere undervejs. På den måde sikrer du, at dit nye ERP-system får et stærkt fundament – klar til at understøtte dine forretningsprocesser og drive vækst.